Sumas condicionales, agrupaciones y resúmenes.(I)

En este nuevo post os quiero comentar como hacer una pivot table. Como es algo mas bien dinámico creo que lo mejor es que os deje una demo en el que podéis ver las posibilidades.

La forma mas sencilla de trabajar con ella es hacer una y jugar con sus posibilidades, se le coge el 'tranquillo' muy rápidamente.

Espero que os guste, he dejado la excel del ejemplo en la web

Sumas condicionales, agrupaciones y resúmenes.

Una pregunta muy recurrente que me llega es como hacer resúmenes, sumas condicionales y grupos.

En este aspecto hay varias técnicas que se pueden utilizar.

- La pivot table o tabla dinámica ( que veremos mas adelante) .

Muy potente y muy agíl, su uso está plenamente recomendado para sistemas en los que se necesite un gran dinamismo, por ejemplo analizar o comparar información, ver efectos y valores por distintos grupos, etc...

Por contra hay dos aspectos que a mi no me gustan, uno es el formato, por mas que quieras ponerla 'bonita' siempre termina perdiéndolo y otra es su excesivo dinamismo que no me resulta práctico cuando quiero hojas que sean estáticas, por ejemplo un control de personal en el que quiero ver siempre a la misma persona en la misma fila sin bailes.

- Sumas condicionales: Sencillas de manejar y totalmente controlables con respecto a formatos, formulas y necesidades. Muy recomendables para hojas de control o de contabilidad con estructura fija. Como contras que para hacer ciertas operaciones se necesitan muchos conocimientos de Excel y que algunas hojas pueden llegar a ser muy complejas por lo que se necesita incluir celdas de control a fin de detectar errores y quitarnos disgustos.

En este grupo hay que incluir también el resto de operadores condicionales ( countif, counta, if, choose, etc..)

- Macros: Con macros se puede hacer todo , pero el uso indiscriminado de las mismas no es práctico, complican mucho el sistema y hacen mas dificultoso el mantenimiento amén de ser mas lentas. Hay que intentar usarlas de forma controlada y explotar primero al máximo las capacidades nativas de Excel.

Uso del VlookUp (III)

En este entrega vamos a analizar otra posibilidad del Vlookup: En algunas soluciones es necesario realizar comparaciones de tipo 'AND' en las que deseamos localizar un valor en el caso de que determinadas columnas de su registro cumplan una condición.

En estos casos la forma mas eficaz es usar una columna 'Auxiliar' en la que generar una clave mediante la concatenación de valores para usarla posteriormente como base para realizar las busquedas.

En este ejemplo vemos que se ha creado concatenando las columnas 2 y 4 para crear la clave de búsqueda que comentábamos para localizar el valor de la columna 3 que buscamos.

Por supuesto que se podrían crear claves concatenando 3 , 4 o mas columnas o incluso crear varias columnas 'Auxiliar' cada una con una clave distinta. Bien utilizada esta técnica da mucho juego.

Otra posibilidad es usar las claves de concatenación en operaciones de Sumif y similares.

Como siempre tenéis la plantilla con la Excel del ejemplo en mi web

Saludos

Uso del VlookUp (II)

En ocasiones debemos cruzar la información entre dos o mas tablas para obtener información mas compleja.

En estos casos puede ser necesario usar la salida de la función VLookup como entrada para otra nueva función VLookup que nis devuelva el valor final que deseamos.

Este anidamiento puede resultar a primera vista un poco complejo, sobre todo si la formula es muy larga.

Si vemos la imagen inferior veremos que no es tan dificil. No hay mas que 'diseñar' cada VLookup como si fuera independiente y luego unificarlos en una sola formula.

Podemos usar rangos de una misma hoja o de varios, incluso varios libros. Si la formula queda muy completa también podemos ayudarnos con 'Names' para simplificar el código y la codificación.

Como siempre tenéis en mi web el archivo del ejemplo por si os resulta de interés.

Saludos

Uso del VlookUp (I)

Muchas de las preguntas que me llegan tienen solución usando el VlookUp ( o BuscarV) podríamos decir que es el alma de Excel y una de las funciones mas útiles que tiene, tengo la costumbre de resolver las necesidades de mis hojas minimizando las macros, son herramientas necesarias pero si puedo hacerlo con las que ya me da Excel mejor, queda todo mas sencillo y siempre se agradece. VLookUp es una de esas funciones sin las que no podría vivir, usada sola y en combinación de otras permite obtener casi todo lo que se necesita.

¿Que hace? . Buscar un valor en la primera columna de una tabla o rango y devolver el valor de la columna que le digamos.

Si vemos la imagen inferior observamos el comportamiento de la función claramente.

Cambiando cualquiera de esos 3 valores podemos obtener el dato que necesitemos de la matriz.

Esta función se puede usar con algunos añadidos como concatenaciones, filtros, referencias con lo que lograremos mucha potencia de cálculo en nuestras hojas.

Upps, en el último parámetro de la función pon siempre 'False' .

En la sección de archivos del blog de mi página os dejo el ejemplo por si queréis practicar.

Hasta el siguiente

¡Empezamos Blog!

Finalmente me he decido a crear un blog para poder mantener un contacto mas directo con todos vosotros.

Con el pretendo complementar la información de mi página web www.ExpertMrTool.com y abrir la posibilidad de que realiceis consultas, peticiones o sugerencias directamente.

Espero que os guste.

un saludo.

MrTool.